Fair at de dårlige betalere betaler ekstra
Hvor meget kan du pålægge dine debitorer i gebyrer og renter? Og hvordan og hvornår kan du gøre det?
De fleste små og mellemstore virksomheder har en alt for slap kreditpolitik og debitorstyring, og dét koster på bundlinjen. Men det kan der laves om på. Med få og enkle midler kan virksomhedens procedurer forbedres – bl.a. ved at rykke debitorer med faste mellemrum, når betalingsfristen er overskredet.
I en sådan procedure påføres hver rykker et gebyr, og der tilskrives renter. Nogle virksomheder frygter imidlertid, at kunderne bliver sure, hvis de får et rykkergebyr. Men her er det vigtigt at være klar over, at kunder, som ikke betaler til tiden, får gratis kredit på virksomhedens bekostning.
Den manglende betaling belaster kassekreditten og medfører meromkostninger, når beløbet skal inddrives. Hertil skal så tillægges den irritation, der opstår, når pengene ikke bliver betalt. Det er derfor kun fair, at dårlige betalere dækker de omkostninger, de påfører virksomheden ved for sen betaling. De kan ikke tillade sig at blive sure – og gode kunder betaler til tiden.
Rykkergebyrer
Hvilke gebyrer kan man så pålægge en debitor, som ikke betaler til tiden – og hvornår?
Udgangspunktet er, at man kan sende en rykker dagen efter, at forfaldsdatoen er overskredet, såfremt fakturaen er påført en sådan dato. I Danmark anses indbetaling til posthus eller ved bankoverførsel senest på forfaldsdatoen som rettidig betaling. Det er derfor fornuftigt at vente fem hverdage med at sende den første rykker, da man først her kan være rimelig sikker på, at debitor ikke har betalt rettidigt, og at det er legitimt at påføre et rykkergebyr.
Rykkerskrivelsen skal indeholde oplysning om, at et bestemt beløb ikke er betalt til forfaldstid, at saldoen er påført et rykkergebyr og at betalingen skal ske senest 10 dage fra modtagelsen af rykkeren. Rykkergebyrer er momsfrie og kan maksimalt udgøre kr. 100,-. Rykkerne skal fremsendes med mindst 10 dages mellemrum, og jævnfør renteloven skal debitor have en betalingsfrist på mindst 10 dage.
Man må sende i alt tre rykkerskrivelser, hver med et gebyr på kr. 100,-. Herefter bør sagen overdrages til inkasso hos en advokat, hvilket medfører et yderligere gebyr på kr. 100,-. Det er vigtigt, at proceduren overholdes, og at rykkerproceduren sættes i system, ligesom det er afgørende, at sagen senest efter de tre rykkere overdrages til advokatinkasso, hvis ikke rykkerproceduren bærer frugt. Advokaten har mulighed for at pålægge yderligere omkostninger, så overgivelsen til inkasso bliver omkostningsfri for virksomheden.
En anden grund til at overdrage fakturakravet til en advokat er, at det statistisk set er nemmere at få sit tilgodehavende, hvis man reagerer hurtigt og konsekvent. Dette minimerer desuden risikoen for yderligere tab på samme debitor, hvis det viser sig, at denne er i betalingsvanskeligheder. I disse tilfælde handler det om at komme "først i køen" hos debitor.
Morarenter
Udestående fordringer kan pålægges renter i henhold til rentelovens bestemmelser. Dette betyder, at man kan pålægge renter fra forfaldsdatoen, hvis man har aftalt en forfaldsdato inden arbejdet er udført, eller varen er leveret.
Hvis en forfaldsdato ikke er aftalt i forvejen, kan renter tidligst pålægges 30 dage efter fakturadato. Over for forbrugere er morarenten fast og udgør i øjeblikket 10,75 % pro anno. Mellem erhvervsdrivende kan morarentens frist aftales inden for rimelighedens grænser, og eksempelvis 2 % pr. måned accepteres sædvanligvis. Det er imidlertid et krav, at morarenten fremgår af et skriftligt tilbud/ordrebekræftelse eller af salgs- og leveringsbetingelser, der er udleveret i forbindelse med aftalens indgåelse.
Det er ikke tilstrækkeligt, at rentesatsen fremgår af fakturaen, og det er nødvendigt med en fast passus i virksomhedens ilbudsdokumenter/ordrebekræftelser, hvor betalingsbetingelserne fremgår. Hvis renten ikke fremgår, kan man maksimalt tage rente i henhold til renteloven (10,75 % pro anno).
Som det fremgår af ovenstående, er der penge i at få styr på debitorerne, opkrævningerne og aftalegrundlaget, og det er faktisk ikke så svært endda. Ja, det er faktisk ligefrem fair, at dårlige betalere ikke bare betaler, men betaler ekstra!